Viktigt med snabb fakturering och att inte agera bank åt kunderna

Säg att ett företag har en fakturerad försäljning på 3 milj kr per år. Man fakturerar bara en gång i månaden. Den genomsnittliga eftersläpningen blir då 15 dagar. Företaget binder därmed 15/360 x 3 000 000 = 125 000 kr i kapital. Med en räntesats på kontokrediten på 8% kostar detta 125 000 x 8% = 10 000 kr per år i räntekostnader.

Det är alltså viktigt att du fakturerar snabbt och att du utformar villkoren i fakturan på ett sådant sätt att du snabbt får betalt för dina fakturor. Skriv vilket datum (förfallodag) du senast vill ha pengarna på ditt konto. Det är bättre än att skriva betalningstiden i dagar. Låt helst förfallodagen vara en vardag (bankdag).

Fler tips för att få betalt snabbare

• Fakturera digitalt
  Eftersom du väljer att läsa den här sidan som bland annat handlar om effektiv fakturering tror vi att du är helt inne på att jobba med digital/elektronisk fakturering. Den enklaste varianten är att bifoga fakturorna med e-post och det kan räcka långt. Det kan dock hända att du har eller på sikt får kunder som kräver att du skickar ”riktiga” e-fakturor. Det gäller t ex när du gör affärer med offentlig sektor men även allt fler privata företag digitaliserar sina system och ställer detta krav, så det kan finnas en poäng med att satsa på e-fakturering även om det i dagsläget inte är ett krav från dina kunder.
• Delfakturering vid längre projekt
  Jobbar du med projekt som sträcker sig längre än kanske en månad, bör du delfakturera och inte vänta med faktureringen tills allt är klart. Köparen kommer att ha förståelse för att du som säljare behöver få betalt för att täcka dina kostnader. Det är klart att du möts av ännu större förståelse om du dessutom levererar delresultat men det är inte någon förutsättning för att kunna delfakturera.

Men tänk på att onödigt tuffa betalningsvillkor kan äventyra kundrelationen

Snabba betalningar är eftersträvansvärt men det får inte gå så långt att du inför betalningsvillkor som gör att kunderna ser sig om efter en annan leverantör. Många företag ”kräver” 30 dagars betalningstid och det gör du nog oftast bäst i att acceptera. Men har du kunder som slirar med fakturorna mer än så, bör du agera kraftfullt för att undvika kundförluster, dvs utebliven betalning. Grunden i affärslivet är att avtal ska hållas, och betalning är en central del i avtalet. 

Bokföringsprogrammet med extra allt

Fakturering, kvittohantering, fakturatolkning, bankkoppling, företagskort, integrationer, kunskapsstöd – allt ingår!

BL Total är den perfekta webbaserade lösningen för dig som vill sköta ditt företags bokföring och administration så enkelt och effektivt som möjligt.

AI-bokföring, fakturering, ekonomiöversikt, obegränsad kvitto- och fakturatolkning, bankkoppling, företagskort, integrationer och kunskapsstöd – allt ingår! Passar för både enskild firma och aktiebolag.  

Prova gratis i 30 dagar och upptäck fördelarna!

Prova gratis i 30 dagar »

Se alla artiklar om fakturering »

Fler frågor och svar om fakturering

Kontantmetoden eller faktureringsmetoden?

Vid fakturering finns två bokföringsmetoder – kontantmetoden och faktureringsmetoden. Vilken av de två metoderna du ska välja är en viktig fråga där bland annat omsättningsstorleken är avgörande.

Mindre företag som har en årlig nettoomsättning på högst 3 miljoner kr får använda sig av kontantmetoden. Det innebär att bokföringen av fakturorna skjuts upp till dess att fakturorna har betalats. På så vis blir det bara ett bokföringstillfälle per faktura, då fakturorna inte grundbokförs när de skickas till kunden. Det är alltså först när betalningen sker som man bokar upp själva betalningen, det bokas aldrig några kundfordringar. Vid räkenskapsårets slut måste dock samtliga då obetalda fakturor sättas upp i en förteckning och bokföras. Betalda och obetalda fakturor bör därför förvaras var för sig och sorterade i datum-, nummer- eller bokstavsordning. På så vis får du en god överblick.

Alla företag oavsett storlek får använda faktureringsmetoden, men företag som har en årlig nettoomsättning på mer än 3 miljoner kr ska använda den metoden. Faktureringsmetoden är huvudmetoden för den löpande bokföringen och då sker bokföringen i två omgångar. Denna metod ger redovisningen en bättre bild än kontantmetoden när det gäller företagets ställning och resultat löpande under året. Metoden innebär att kundfakturan bokförs direkt som en intäkt i resultaträkningen redan när den skickas och som en kundfordran i balansräkningen. Samtidigt redovisas också momsen. Därefter bokförs betalningen när den utförs och kundfordran försvinner. För att hålla reda på fakturorna är det lämpligt att använda sig av en reskontra, som är en sidoordnad bokföring för kundfordringar.

Hur bokför jag när jag skickar en faktura till kunden?

Om du använder dig av faktureringsmetoden ska alltså fakturan bokföras redan när den skickas. Så här bokför du fakturan:

Du skickar en faktura [1511] på 8 000 kr [3001] plus moms [2611].

Datum är den dag som står på fakturan som fakturadag, normalt är det också den dag som du skickar fakturan. Du kan också samtidigt, om du vill, föra in fakturan i en kundreskontra. I många bokföringsprogram kan du lägga upp en reskontrabokföring där fakturorna automatiskt blir inlagda vid grundbokföringen.

Hur bokför jag när kunden betalar fakturan?

När kunden betalar fakturan ska den också bokföras. Vid faktureringsmetoden blir det då andra bokföringsomgången medan vid kontantmetoden är det först nu som bokföringen sker. Så här bokför du betalningen:

Kunden betalar en faktura [1511] till ditt plusgiro [1920].

Bokföringen ser ut så här när du får in pengar på plusgirot som betalning för fakturan. Använder du dessutom en separat reskontra måste du föra in datum för betalningen även där, för att du ska ha koll på vilka kunder som har betalat. Det är något du har användning för när du ska skicka ut betalningspåminnelser.

På din bokföringsorder anger du vilken faktura (fakturanummer) du fått betalt för, belopp och hur du har fått betalt. Kontoutdraget från banken eller plusgirot används som underlag för inbetalningen.

Numrering av fakturorna

I din fakturering måste du se till att fakturorna som skickas ut är numrerade. Ju färre siffror du använder i ditt fakturanummer, desto mindre är risken att din kund registrerar fakturanumret fel. Använder du ett faktureringsprogram numreras fakturanumret automatiskt. Skulle du av någon anledning makulera en faktura, till exempel om du har skrivit fel, får du inte kasta bort den. Fakturor måste finnas i en obruten nummerserie och därför måste den sparas. Vid en revision kan man annars misstänka att kunden har betalat fakturan kontant och att den därefter har hamnat i papperskorgen.