Fler frågor och svar om löneadministration
Vad är en löneberedningsplan?
Med löneberedning menas hela processen från att förbereda löneregistreringen och att registrera lönerna till att betala ut lönerna samt redovisa och betala preliminärskatt mm.
En löneberedningsplan är ett bra planeringsverktyg för dig som arbetar med löneadministration, då den ger en översikt över det kommande årets löneberedningar och löneutbetalningar. Dessutom är den lämplig som ett informationsdokument till personalen. Den kan innehålla följande information:
- Period för intjänande av ordinarie lön – begreppet används för att fastställa den tidsmässiga skillnaden mellan arbetsperiod och utbetalningstidpunkt. Det vanligaste torde vara att de anställda får ut sin ordinarie lön under innevarande månad, men det kan variera mellan olika branscher och olika kollektivavtal.
- Registreringsperiod för löneavvikelser – löneavvikelser är olika händelser som innebär tillägg eller avdrag på den anställdes fasta (ordinarie) lön. Till exempel på grund av övertidsarbete eller sjukfrånvaro.
- Inlämningsdatum för avvikelserapporter/tidrapporter – det är bra för de anställdas planering om löneberedningsplanen innehåller information om när uppgifter om löneavvikelser ska vara inlämnande.
- Utbetalningsdatum – det kommande årets utbetalningsdatum bör registreras i löneberedningsplanen. Dessa dagar regleras vanligen i kollektivavtal, anställningsavtal med mera.
Kostnadsersättning, lön eller utlägg?
Kostnadsersättningar är skattepliktiga och förekommer framför allt i samband med tjänsteresor. De ska redovisas i arbetsgivardeklarationen. Skattemässigt gäller att en kostnadsersättning ska täcka den anställdes avdragsgilla kostnader i tjänsten. När det har betalats ut kostnadsersättning är det den anställde som ska dra av och verifiera sina kostnader. Den anställde ska därför behålla verifikationerna (kvitton och liknande) för kostnaderna. Det är en av skillnaderna jämfört med utlägg där verifikaten ska finnas hos arbetsgivaren. Exempel på skattepliktiga kostnadsersättningar är arbetsmaterial, arbetskläder och arbetsredskap. Som kostnadsersättningar räknas också ersättning för t ex tjänsteresor med eget fordon eller ökade levnadskostnader i samband med tjänsteresa. Sådana kostnader ersätts dock normalt med skattefria schablonbelopp, exempelvis i form av traktamente och bilersättning.
Som lön räknas alltid ersättning för privata kostnader, till exempel för bostad och resor till och från arbetet. Även i de fall då den anställde har rätt till avdrag för sådana kostnader (t ex vid dubbel bosättning) gäller detta.
Utlägg som den anställde gör anses däremot vara arbetsgivarens utgifter och inte den anställdes. Det kan till exempel vara utlägg för material, kostnader för resor eller hotell i tjänsten samt för representation. Sådan ersättning är inte skattepliktig och ingår alltså inte i underlaget för skatteavdrag eller socialavgifter. Därför behöver heller inte ersättning för utlägg redovisas i arbetsgivardeklarationen.
När och varför ska semesteravstämning göras?
Det finns två huvudsyften med semesteravstämning: Att stämma av de anställdas individuella semesterförmåner (huvudsyfte 1) och att beräkna företagets semesterlöneskuld (huvudsyfte 2). Den lagenliga perioden (1 april–31 mars) tillämpas av de flesta företag som intjänandeår och semesterår. Men som räkenskapsår är kalenderår (1 januari–31 december) den vanligaste varianten, vilket kan få konsekvenser för semesteravstämningen.
I praktiken krävs det två semesteravstämningar per räkenskapsår när det på detta sätt finns periodskillnader, mellan å ena sidan intjänandeår/semesterår och å andra sidan räkenskapsår. Den ena avstämningen görs vid semesterårets början (huvudsyfte 1). Det är en detaljerad avstämning med uppgifter om antal semesterdagar och semesterlön per dag för varje anställd. Den andra avstämningen sker vid bokslutet och då ligger fokus på företagets redovisning. Då prioriteras beräkning av den ekonomiska skulden (huvudsyfte 2) och det handlar alltså främst om att stämma av den totala semesterlöneskulden.