Förmånliga regler
Kostnader för kickoff och konferenser räknas inte som representationskostnader ur avdragssynpunkt, vilket gör avdragsrätten tämligen obegränsad. Även kostnader för måltider och nöjen till personalen blir då avdragsgilla.
Men ur förmånssynpunkt räknas interna kurser och konferenser under vissa förutsättningar som representation. Därmed blir måltiderna i samband med interna kurser och konferenser i dessa fall skattefria för personalen.
Så slipper du förmånsbeskattning vid kickoffer och konferenser
En förutsättning för att personalen ska slippa förmånsbeskattning är att:
-
det i huvudsak handlar om ett internt arrangemang (för företaget, koncernen eller liknande)
-
sammankomsten varar minst en dag (minst den huvudsakliga arbetstiden av en arbetsdag, dvs minst 6 timmar av en normal 8 timmars arbetsdag)
-
sammankomsten varar högst en vecka
-
det inte är fråga om arrangemang som hålls regelbundet med kort mellanrum
-
det är gemensamma måltidsarrangemang.
Nekat avdrag eller förmånsbeskattning?
Om det finns för stora inslag av nöjen och semester kan avdragsrätten minskas om det gäller enskild näringsidkare eller delägare i ett handelsbolag. Gäller det en anställd minskas inte alltid avdragsrätten för företaget, utan den anställde riskerar att bli förmånsbeskattad. Företaget ska då betala arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet. Om den anställde inte kan välja att avstå från den kickoff eller de aktiviteter som kan räknas som förmån blir kostnaden normalt istället icke avdragsgill för företaget.
Arbetstid och deltagare
Enligt praxis bör arbetstiden under en konferens pågå minst 6 timmar per dag eller ca 30 timmar under en femdagarsvecka för att deltagarna ska slippa förmånsbeskattning.
Konferensen bör vara obligatorisk att delta i för personalen, på samma sätt som för vanligt arbete på företaget.
Om en närstående till en anställd följer med på företagets bekostnad blir merkostnaden en skattepliktig förmån för den anställde. Tänk dock på att den skattemässiga bedömningen för hela konferensen kan påverkas av att anhöriga till de anställda är med på resan. Det kan nämligen tala för att det inte är själva konfererandet som är syftet med resan, utan att resan har karaktären av en semesterresa.
Resmål
Det ställs större krav på motivering om konferensen har förlagts till ett avlägset eller exklusivt resmål. Normalt är det dock ok att förlägga en konferens i ett annat EU-land. Men för längre eller exklusivare resmål bör man kunna bevisa att det är till nytta för företaget, t ex genom att företaget har anknytning till orten eller att det blir billigare än andra (mer lokala) alternativ.
Om valet av ort verkar bero på möjligheten till turistiska upplevelser, kan det tyda på att det egentligen handlar om (helt eller delvis) en resa som ska förmånsbeskattas.
Nöjen
Normalt beskattas den anställde alltså inte för förmånen av resa, kost och logi i samband med interna konferenser eller kickoffer. Inte ens mer eller mindre lustfyllda personalvårdande nöjesmoment beskattas om kostnaden för detta inte är alltför hög. Exempel på vanliga kringaktiviteter är lokala kulturarrangemang, whisky- eller vinprovningar, bubbelbad eller forsränning.
Men även om deltagarna arbetar 6 timmar per dag kan för stora inslag av nöje och rekreation leda till beskattning. Inslaget av nöje och rekreation ska alltså vara försumbart.
Dokumentera resorna
För att i efterhand kunna visa de olika aktiviteterna under en kickoff rekommenderas att företaget sparar kursprogram, reseprogram och liknande. Det är också en fördel om företaget kan dokumentera andra speciella fakta, som inte framgår av reseprogram eller liknande. Det kan handla om videoklipp, bilder eller liknande som kan styrka aktiviteterna.